Auf verschiedenen Wegen erreichen uns immer wieder Fragen zu eBilanz-Online.
Folgend finden Sie eine Liste der häufigsten Fragen, die ständig aktualisiert wird.
I. Übergreifende Fragen
1. Gibt es eine Support-Hotline?
Für eBilanz-Online gibt es eine kostenfreie Support-Hotline unter 0 800 - 1 23 43 36. Außerdem stellt Ihnen die Anwendung ein ausführliches Benutzerhandbuch und eine kontextbezogene Online-Hilfe zu jeder Maske zur Verfügung.
2. Wie kann ich meinen Account löschen, falls ich die Anwendung nicht mehr nutzen möchte?
Ein registrierter Nutzer bekommt automatisch Administratoren-Rechte zugewiesen, die es ihm erlauben, weitere von ihm angelegte Nutzer für seinen Account zu deaktivieren oder auch zu löschen. Wollen Sie als Administrator dauerhaft gelöscht werden, können Sie den Nutzungsvertrag schriftlich, per Fax oder E-Mail jederzeit mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende kündigen. Das Guthaben für nicht erfolgte Übertragungen wird Ihnen nach Abzug der Bearbeitungsgebühr (20,- Euro zzgl. USt.) auf das mit der Kündigung mitgeteilte Konto rückerstattet. Liegt der Guthabenbetrag unter 20,- Euro, entspricht das Restguthaben der Bearbeitungsgebühr und es erfolgt keine Erstattung. Bitte beachten Sie, dass bei einer Löschung des Accounts alle Daten von den Servern des Anbieters gelöscht werden. Diese können dann nachträglich nicht wiederhergestellt werden.
II. Fragen zur Anmeldung
3. Wer kann eBilanz-Online nutzen?
Die Anwendung steht jedem unmittelbar nach der Registrierung zur kostenfreien Nutzung zur Verfügung. Für das Eingeben und Hochladen von Daten entstehen keine laufenden Kosten. Erst die Übertragung eines gültigen Datensatzes an die Finanzverwaltung wird entsprechend der im Preismodell beschriebenen Staffelung berechnet. Dazu muss im Vorfeld ein Guthaben über eBilanz-Online bezogen werden.
Die Anwendung ist grundsätzlich für jeden geeignet, der seine Bilanz elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln oder eine Datei zur Offenlegung beim Bundesanzeiger erstellen möchte. Hierfür sind ein Internetzugang und eine gültige Email-Adresse erforderlich.
4. Kann ich mich kostenlos bei eBilanz-Online anmelden?
Ja. Die Anmeldung bei eBilanz-Online ist sowohl kostenfrei als auch unverbindlich, die Nutzung der Plattform – z.B. zur Aufbereitung von Daten zur Offenlegung – ist kostenfrei. Die Bezahlung erfolgt mit einem komfortablen Guthabensystem. Das Guthaben wird auf das Kundenkonto aufgeladen; dieses wird je erfolgreich durchgeführter Transaktion an die Finanzverwaltung belastet.
Die hier vorgesehenen Preise entnehmen Sie bitte der Preisliste. Beachten Sie besonders die Rabattstaffel.
5. Gehe ich durch die Registrierung bei eBilanz-Online eine vertragliche Verpflichtung ein?
Mit der Registrierung bei eBilanz-Online und der Zustimmung zu den AGB kommt ein unbefristeter, jederzeit mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende kündbarer Nutzungsvertrag zustande. Dieser wird per E-Mail durch den Anbieter bestätigt. Alle Regelungen finden Sie auch in den Allgemeinen Geschäfts- und Nutzungsbedingungen unter „Rechtliches/AGB“ auf der Startseite von http://www.ebilanzonline.de. Bitte beachten Sie auch die Bestimmungen zur Kündigung. Um die Nutzer von eBilanz-Online vor potenziellen Sicherheitsrisiken zu schützen, werden modernste Sicherheits- und Verschlüsselungstechnologien eingesetzt, damit vertrauliche Daten bei der Übertragung im Internet vor unautorisiertem Zugriff geschützt sind und nicht unberechtigt eingesehen werden können.
III. Fragen zur Mandantenfähigkeit
6. Für wie viele Unternehmen kann ich eBilanz-Online nutzen?
eBilanz-Online ist eine mehrmandantenfähige Anwendung, in der beliebig viele Unternehmen (Mandanten) angelegt werden können. Pro Mandant können verschiedene Perioden (volle Wirtschaftsjahre aber auch Rumpfwirtschaftsjahre) angelegt und an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Die Anzahl der nutzbaren Mandanten und Perioden ist nicht begrenzt.
7. Kann ich auch geänderte Jahresabschlüsse für meine Mandanten erstellen und übermitteln?
Ja, eBilanz-Online ist versionierbar. Achten Sie bei geänderten Jahresabschlüssen bitte auf die Kennzeichnung in den GCD-Daten, damit die Finanzverwaltung den Jahresabschluss auch so akzeptiert.
IV. Fragen zur Sicherheit und zum Hosting
8. Wo werden meine Daten gespeichert?
Die erfassten Daten werden auf einem Server im Rechenzentrum der Bundesanzeiger Verlag GmbH, Köln, gespeichert. Die Übertragung erfolgt hierbei mittels sicherer SSL-Verschlüsselung. Nach erfolgreicher Übermittlung an die Finanzverwaltung wird die XBRL-Instanzdatei einschließlich des Übertragungsprotokolls, der Übertragungszeit und dem übertragenden Nutzer dauerhaft zwecks Dokumentation in eBilanz-Online gespeichert. Die Daten können jedoch durch den Nutzer jederzeit gelöscht werden.
Wünschen Sie keine temporäre oder dauerhafte Speicherung von Daten auf externen Servern, besteht die Möglichkeit, eBilanz-Online auf einem Server Ihres Unternehmens zu installieren.
Wenn Sie eine solche InHouse-Lösung wünschen, kontaktieren Sie uns bitte über o.g. Servicehotline.
9. Wie sicher sind meine Daten bei eBilanz-Online?
Die in eBilanz-Online erfassten Daten werden mittels gesicherter SSL-Verbindung an den o.g. Server und von dort an den ERiC (Elster Rich-Client) übertragen. Die eingesetzten Server werden im Rechenzentrum der Bundesanzeiger Verlag GmbH gehostet. Hierbei gelten die höchsten Sicherheitsanforderungen. Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer persönlichen Daten. Da sowohl der Schutz der Privatsphäre als auch der Schutz unserer Geschäftskunden für uns von besonderer Bedeutung ist, werden wir Ihre persönlichen Daten unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen vertraulich behandeln.
Das Steuergeheimnis wird gewahrt. Was an die Finanzverwaltung übermittelt wird, ist bewusst technisch getrennt von der Offenlegung beim Bundesanzeiger. Damit Offenlegungsdaten nicht ungewollt an die Finanzverwaltung übermittelt werden, erzeugt eBilanz-Online NUR eine Datei zur gesonderten Einreichung beim Bundesanzeiger. Dadurch wird ebenfalls sichergestellt, dass nicht irrtümlich steuerliche Daten publiziert werden.
V. Fragen zum Mapping und zur Erfassung von Daten
10. Welche Taxonomien unterstützt eBilanz-Online?
Es werden alle von der Finanzverwaltung zugelassenen Taxonomien für die E-Bilanz unterstützt sowie die aktuellen handelsrechtlichen Taxonomien für die Offenlegung beim Bundesanzeiger. Neben der Standardtaxonomie sind dies noch Ergänzungs- und Spezialtaxonomien. Weitere Informationen zur Anwendung der Taxonomien erhalten Sie auf den Webseiten http://www.esteuer.de und http://www.xbrl.de.
11. Was ist zu tun, wenn die Finanzverwaltung eine neue Taxonomie veröffentlicht?
eBilanz-Online ist stets auf dem aktuellsten Stand.
Die Finanzverwaltung aktualisiert die der Übertragung zugrunde liegenden Taxonomien und den für die Übertragung der XBRL-Instanzdatei erforderlichen ERiC (Elster Rich-Client) in regelmäßigen Abständen. Kurz nach der Veröffentlichung einer neuen Taxonomie wird diese in eBilanz-Online zur Verfügung gestellt. Eine Übertragung auf Basis der neuen Taxonomie ist dann für solche Veranlagungszeiträume möglich, für die diese Taxonomie zugelassen ist. Hierzu ist in eBilanz-Online lediglich ein neuer Vorgang anzulegen, dem die neue Taxonomie zugeordnet wird.
12. Unterstützt eBilanz-Online das Mapping meiner Summen-/Salden-Liste auf die Taxonomie?
Ja. Im Import-Bereich von eBilanz-Online können sowohl die Kontenpläne als auch die vollständigen Bilanz- und GuV-Strukturen auf die jeweils benötigte Taxonomie zugeordnet ("gemappt") werden. Hierfür steht ein sog. Drag-and-Drop-Mechanismus zur Verfügung. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit des Imports eines außerhalb von eBilanz-Online erstellten Mappings mittels einer Excel-Schnittstelle.
13. Wie können Mapping-Regeln definiert werden?
Durch die einmalige Festlegung von Mapping-Regeln im Vorhinein entfällt die Notwendigkeit, in allen folgenden Masken erneut ein „Mapping“ durchzuführen. Im Import-Bereich kann unter „Kontenzuordnung (Mapping)“ eine Zuordnungsdatei im Excel-Format als Vorlage runtergeladen werden („Zuordnungsdatei lokal speichern“), um die Konten mit der gewählten Taxonomie in Übereinstimmung zu bringen. Mit dem anschließenden Hochladen der bearbeiteten Datei sind die Regeln in eBilanz-Online definiert und sofort in allen Masken hinterlegt. Danach können ohne erneutes „Mapping“ in der Maske „Kontensalden für Zuordnung“ oder im jeweiligen GAAP-Modul Excel-Dateien mit Konten und Werten importiert werden.
Für SAP-Nutzer und Nutzer der DATEV-Standardkontenrahmen 03 und 04 gibt es folgende Zusatzangebote, um den notwendigen Mapping-Vorgang in eBilanz-Online zu erleichtern:
a) DATEV-Standard-Mapping
Unternehmen, die SKR 03 oder 04 nutzen, haben die Möglichkeit, ein vereinfachtes Standard-Mapping zur Übertragung der DATEV-Kontenrahmen in eBilanz-Online zu nutzen. Die entsprechenden Excel-Dateien sind auf jeder Maske über "Hilfe zu dieser Seite – Arbeitshilfen" abrufbar. Die Zuordnung der Standard-Kontenrahmen SKR03 und SKR04 auf die Kerntaxonomie 5.0 und die Kerntaxonomie 5.1 ist in diesen Dateien bereits vorgenommen, so dass ein aufwendiges „Mapping“ von Einzelpositionen entfällt. Die Konten sind nun bereits automatisch in allen Masken der Taxonomie zugeordnet.
b) SAP-Mapping-Assistent
SAP bietet einen „Mapping-Assistenten“ an, der den Nutzer darin unterstützt, seine Werte mit einer ausgewählten Taxonomie in Einklang zu bringen. Das Ergebnis kann aus SAP als .txt-Datei heruntergeladen werden. Es besteht nun die Möglichkeit, diese .txt-Datei anschließend in eBilanz-Online zu importieren. Über die Option „Werte für Taxonomie-IDs (ohne Zuordnung)“ im Import-Bereich kann die Datei hochgeladen werden. Damit ist ein weiteres „Mapping“ in eBilanz-Online nicht erforderlich. Alle notwendigen Zuordnungen sind hierdurch erfolgt.
c) Bilanz- und GuV-Strukturen aus SAP
Zur Erleichterung des „Mappings“ der Hauptbuchkonten einer Gesellschaft auf die Taxonomie kann im Import-Bereich unter „Bilanz- und GuV-Struktur“ eine aus SAP exportierte Gesamtstruktur in eBilanz-Online importiert werden. Hier ist das Hochladen von Vorlagen im Format .csv oder .txt möglich. Um eine aus SAP generierte Datei in „Bilanz- und GuV-Struktur“ hochladen zu können, muss diese eine korrekte Hierarchiestruktur enthalten. Die Struktur muss die Hierarchien zwischen allen Konten und Posten in der Bilanz aufzeigen. Es ist zu beachten, dass der Import einer Bilanz- und GuV-Struktur nicht das "Mapping" ersetzt. Dieses ist anschließend noch in den einzelnen Masken mittels Drag-and-Drop-Verfahren erforderlich.
14. Welche Kontenrahmen unterstützt eBilanz-Online?
eBilanz-Online akzeptiert grundsätzlich alle Kontenrahmen. Somit können auch individuelle Kontenrahmen importiert und gemappt werden.
Für SAP-Anwender gibt es zusätzlich die Möglichkeit, ganze Bilanzstrukturen zu importieren und die Kontenzuordnung zu erleichtern.
Für die Standard-Kontenrahmen der DATEV (SKR 03 und SKR04) werden vorgefertigte Standard-Mappings im Bereich „Arbeitshilfen“ und in kontextbezogenen Hilfen zur Verfügung gestellt.
15. Unterstützt mich eBilanz-Online bei der Erstellung der Überleitungsrechnung?
Ja. Für die Erstellung der Überleitungsrechnung stellt eBilanz-Online eine eigene Funktionalität zur Verfügung. In dieser werden die handelsbilanziellen Werte automatisch übernommen und können an die steuerlichen Wertansätze angepasst werden.
16. Können mit eBilanz-Online Daten aus der Vorperiode in die aktuelle Periode übernommen werden?
Ja, sowohl im GCD-Modul (Stammdaten-Modul) als auch im GAAP-Modul (Jahresabschluss-Modul) besteht die Möglichkeit, die eingegebenen Daten als Excel-Dateien zu exportieren. Somit können Daten der Vorperiode exportiert und in die aktuelle Periode wieder importiert werden.
17. Muss eine Überleitungsrechnung übertragen werden?
Entsprechend den Vorgaben der Finanzverwaltung haben Sie die Möglichkeit, eine Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung oder eine Steuerbilanz (Bilanz, die den steuerlichen Regelungen entspricht) zu übertragen. Sofern in den Stammdaten die Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung angekündigt wird, muss auch die Übertragung der Überleitungsrechnung (steuerliche Modifikationen) erfolgen.
18. Wie kann ich meine Daten in eBilanz-Online eingeben? Bietet die Anwendung Schnittstellen zum Import meiner Daten an?
Sie können die Daten aus Ihrer Buchhaltung in eBilanz-Online in den dafür vorgesehenen Bereichen (Import-Modul, GCD-Modul, GAAP-Modul) manuell eingeben oder über eine komfortable Excel-Schnittstelle importieren. Unterstützt werden alle Kontenrahmen, wie z.B. der DATEV, oder auch individuelle Kontenrahmen.
19. Kann der Import von Daten auf die Mussfelder begrenzt werden?
Ja, solange die Werte eindeutig den Taxonomie-IDs zugeordnet sind, ist dies möglich. eBilanz-Online ordnet (auch in der GCD-Maske) die Werte jeweils richtig zu und zeigt dann z.B. die kompletten GCD-Felder, wie sie in der Taxonomie vorgegeben sind. Alle Felder, die leer importiert werden, werden automatisch mit „NIL“ (Not In List) bewertet.
VI. Fragen zur Validierung
20. Validiert eBilanz-Online die erfassten Daten vor einer Übertragung?
Um eine mehrfache Übertragung der Daten an den ERiC (Elster Rich-Client) aufgrund von Erfassungsfehlern zu vermeiden, können insbesondere die Daten im GCD-Modul vorvalidiert werden. Die Anwendung gibt Ihnen dann präzise Hinweise auf Inkonsistenzen bezüglich der ausgewählten Taxonomie bzw. strukturelle Erfassungsfehler (z. B. Aktiv / Passiv-Differenz).
VII. Fragen zur Bezahlung
21. Wie erfolgt die Bezahlung?
Die Bezahlung für Übermittlungen an die Finanzverwaltung erfolgt durch ein Guthabensystem. Hierzu stehen zurzeit die Bezahlsysteme „Paypal“, „Sofortüberweisung“ und SEPA-Lastschrift zur Verfügung.
22. Ist es ausreichend, das Guthaben unmittelbar vor einer Übertragung aufzuladen?
Ja. Sobald ein ausreichend hohes Guthaben vorhanden ist, kann eine Übertragung erfolgen. Für die komplette Nutzung der Anwendung ist ansonsten kein Guthaben erforderlich.
23. Wie kann ich das Guthaben kontrollieren?
Im Verwaltungsmenü können Sie jederzeit die Höhe des Guthabens sowie die Anzahl der bereits erfolgten Übertragungen einsehen.
24. Wie ist ein „valider Datensatz“ bzgl. der Preisberechnung definiert und worauf bezieht er sich?
Ein valider Datensatz enthält sämtliche Komponenten der Taxonomie. Hierzu zählen beispielsweise die gesamte Bilanz (einschl. aller Konten und Posten), die gesamte Gewinn- und Verlustrechnung usw. Damit berechnet sich der Preis nicht über einzelne Komponenten, sondern bezieht sich auf die erfolgreiche Übertragung des gesamten Datensatzes. Sollten Sie Testübertragungen an den ERiC vornehmen, werden diese allerdings auch berechnet.
25. Entstehen durch ein eBilanz-Online-Konto laufende Kosten?
Nein. Bei eBilanz-Online zahlen Sie lediglich für den Service der Übertragung Ihrer E-Bilanz an die Finanzverwaltung. Die Nutzung der Anwendung selber und insbesondere die Erstellung einer Datei zur Offenlegung beim Bundesanzeiger sind kostenfrei.
VIII. Fragen zur Übertragung
26. Wird das von der Finanzverwaltung erstellte Übertragungsprotokoll in eBilanz-Online gespeichert?
Ja. Nach erfolgreicher Übermittlung an die Finanzverwaltung werden die XBRL-Instanzdatei und das Übertragungsprotokoll einschließlich der Übertragungszeit und dem übertragenden Nutzer zur Dokumentation in eBilanz-Online gespeichert. Das Übertragungsprotokoll dient Ihnen dann auch gegenüber der Finanzverwaltung als Beleg für die Übermittlung und kann ausgedruckt werden.
27. Kann der „Sicherheitsstick für Elster“ auch im Rahmen von eBilanz-Online verwendet werden?
Die Übertragung aus eBilanz-Online an die Finanzverwaltung ist nur mittels Elster-Basis-Zertifikat möglich.
Die Authentifizierung über den ElsterSpezial-Sicherheitsstick oder die ElsterPlus-Signaturkarte funktioniert aus technischen Gründen bis auf weiteres nicht.
Das Elster-Basis-Zertifikat sollte online über http://www.elsteronline.de/eportal/eop/ ... ierung.tax beantragt werden und ist kostenfrei. Dem Nutzer wird dann eine verschlüsselte Zertifizierungsdatei im pfx-Format zur Verfügung gestellt, die er auf seinem Computer abspeichert. Zusätzlich erhält der Nutzer auf dem Postweg eine PIN.
28. Kann ich den übertragenen Datensatz auch lokal speichern?
Sie können sich nach erfolgreicher Übermittlung die in eBilanz-Online gespeicherten XBRL-Daten zwar zur Ansicht anzeigen lassen, eine lokale Speicherung auf Ihrem PC ist jedoch nur in den Formaten pdf oder Excel möglich. Falls gewünscht, können Sie die in eBilanz-Online gespeicherten Daten anschließend löschen. Nach der Löschung sind die Daten dann unwiderruflich entfernt und können dann auch nicht mehr hergestellt werden.
29. Können mit eBilanz-Online auch Kontennachweise mit übertragen werden?
Grundsätzlich ja. Dazu ist der Berichtsteil „Detailinformationen“ auszuwählen. Sobald in eBilanz-Online Konten auf eine Position der Taxonomie gemappt werden, die als Mussfeld mit erwünschtem Kontennachweis deklariert ist, werden alle relevanten Informationen automatisch im Menüpunkt „Detailinformationen“ erfasst. Die Erfassung ist ebenso manuell möglich. Der Nutzer kann selbst wählen, ob diese Detailinformationen mit übertragen werden.
30. Was ist zu tun, wenn ich nach erfolgreicher Übertragung an die Finanzverwaltung noch Fehler in meinen Eingaben feststelle?
Sie können die Eingaben ändern und die E-Bilanz erneut übertragen. Hierbei ist es wichtig, dass Sie im GCD-Modul den Status „berichtigt“ oder „geändert“ auswählen, damit sie von der Finanzverwaltung als korrigierte E-Bilanz anerkannt wird. Um die vorher gesandten Daten nicht zu verwerfen, besteht die Möglichkeit, den Vorgang in einer neuen Version anzulegen.
IX. Fragen zur Offenlegung beim Bundesanzeiger
31. Bin ich bzw. mein Unternehmen offenlegungspflichtig?
- Was muss ich beim Bundesanzeiger einreichen?
- Wann muss ich beim Bundesanzeiger einreichen?
- In welcher Rubrik beim Bundesanzeiger muss ich einreichen?
Wer was wann wo einreichen muss, ist gesetzlich geregelt: im Wesentlichen im Handelsgesetzbuch (§§ 325 ff. HGB), aber auch in verschiedenen Spezialgesetzen, zum Beispiel im Publizitätsgesetz. Antworten auf Fragen zur Offenlegung finden Sie auf der Publikations-Plattform des Bundesanzeiger Verlags unter https://publikations-plattform.de in den Bereichen „Wissenswertes“ und „Fragen & Antworten“.
32. Kann ich die Anwendung neben der Erstellung und Übertragung der E-Bilanz auch für die Erstellung einer Offenlegungsdatei zur anschließenden Übermittlung an den Bundesanzeiger nutzen?
Mit der Anwendung ist grundsätzlich sowohl die Erstellung einer Offenlegungsdatei für den Bundesanzeiger als auch die Einreichung bei der Finanzverwaltung möglich. Der Offenlegungspflicht beim Bundesanzeiger können Sie nachkommen, indem Sie die Offenlegungsdatei über die Publikations-Plattform (unter https://publikations-plattform.de) an den Bundesanzeiger übermitteln.
33. Wie kann ich handelsrechtliche Wahlrechte bezüglich der Gliederungstiefe der Bilanz ausüben?
Sofern Sie Daten zur Offenlegung beim Bundesanzeiger aus dem eBilanz-Modul ableiten, übt eBilanz-Online die Wahlrechte bis zum gesetzlich geforderten Mindestumfang automatisch aus.
Über die Funktion „Bearbeitungs- und Übertragungsebene anpassen“ können Sie das Bilanzgliederungsschema um Ihre individuellen Bedürfnisse erweitern.
34. Wie kann ich handelsrechtliche Wahlrechte in Bezug auf die offenlegungspflichtigen Berichtsteile für die Offenlegung ausüben?
Welche Berichtsteile offengelegt werden, ist bereits bei der Vorgangsanlage auszuwählen und kann später in der Vorgangsverwaltung geändert werden.
Abhängig von der Größenklasse des Unternehmens (vgl.§ 267 HGB) werden Bestandteile für die Offenlegung bereits als Vorschlag vorausgewählt und können individuell ergänzt werden.
35. Was kostet die Offenlegung im Bundesanzeiger?
Die Erstellung der Offenlegungsdatei über eBilanz-Online ist kostenfrei. Kosten fallen dann jedoch später für die Offenlegung beim Bundesanzeiger über http://www.publikations-plattform.de an. Beachten Sie dazu bitte die AGB und Preisliste auf der Webseite des Bundesanzeigers unter http://www.bundesanzeiger.de.
36. Warum nutzt das Bundesanzeiger-Modul eine andere Taxonomie für die Offenlegung?
Die Vorgaben für Strukturierung bzw. Detaillierungsgrad von E-Bilanz und Offenlegungsdatei sind unterschiedlich. Es sind nicht in jedem Fall die gleichen Daten zu berichten.
37. Was bringt mir die zusätzliche Erzeugung einer Offenlegungsdatei mit eBilanz-Online?
Durch die Zusammenlegung von Prozessen der E-Bilanz und der Offenlegung sparen Sie Verwaltungsaufwand, da getrennte Prozesse zusätzlichen Aufwand verursachen würden. Ferner erzeugt eBilanz-Online eine Datei in einem strukturierten Datenformat. Dadurch erzielen Sie den niedrigsten Preis für die Offenlegung beim Bundesanzeiger.